很棒的一本時間管理工具書,以淺顯的內容點出許多人不知、或是明知卻不為的要領,
肯下決心依照書中的方法改變自己,一定會感受到改變後的好處!!
前面兩部的重點我將其歸納為:
設定、確定目標 -> 開始計畫、準備備案(備份計畫),實行,追蹤簡而言之,就是從最近在Run的專案學到的: PDCA (Plan-Do-Check-Act)
目標與願望其實是完全不相同的事情
目標: 具備期限、具體性、寫下來
願望就好比沒有計畫的目標,想想生日時許的願望,多半只是希望它達成,
至此為止,沒有想過後面(如何達成、有沒有可能達成、該做的努力)的事情
有了目標,也該有計畫來幫助我們達成目標
計畫->短期詳細、長期概略(因有不確定性)
以日、週、月、年等週期區分計畫長短,並必須符合下列三條件:
(1)整體展望
個人覺得最重要的一點,做到這點才能夠免於見樹不見林的窘境,
要能掌控自己所處的立場、責任的範圍、應做之事、工作的全面狀況等等,
否則充其量也不過是個瞎忙大王(聽聽周圍有沒有人一直在大呼小叫說自己快忙死了? 沒錯!就是他了)而已。
(2)優先順序
達到此點不難,難的是"照辦"!
最優先需要做的事情通常也不會太容易達成,而人的天性就是挑軟柿子吃,太硬的工作先略過,
先去完成那些可以輕鬆完成的事,導致重要的工作沒做完,且越積越多,造成惡性循環!
(將隔天需要處理的六件事情依優先順序寫下來,並依序執行,工作效率將能獲得有效的提升)
(3)記憶備忘
記下來才不會忘記,也才好分配處理順序,分清經重緩急。
鯨千分法 - 達到大目標的管理時間精隨
換成中國的成語也就是蠶食鯨吞啦~
把大型的目標切割成幾個小部分來進行,每天吃一點每天吃一點,終能積沙成塔、集腋成裘!
(而如果總是改天再說,時間的流逝是很快的,最後沒時間了就會發現自己無法一蹴可及,終於導致失敗放棄!)
一下子、一天兩天無法完成的目標,就可以運用此法(重點是要開始並持之以恆),有點強迫式的來完成!
不過日本人還真愛吃鯨魚啊~ 連例子都要用吃鯨魚來舉,還要吃個精光勒~ XD
好好利用清晨與週末的時間
針對這點我實在有很大的檢討與進步空間! 簡單的說就是常做因小失大的蠢事!!
熬夜導致需要更多睡眠還補不回來;周末假日睡到下午(已穩定改進中,汗 ̄▽ ̄||| );
寧願早點睡,利用清晨清醒的頭腦增加做事效率,也不要熬夜用昏昏沉沉的腦袋迷迷糊糊的瞎幹;
一年有52週,週六、日加起來少說也有一百天以上,這麼大量的時間不好好運用真可謂是暴殄天物!!!
Frank Bettger: 「當你還在猶豫不決之時,恐怕事情已經變得不可收拾了。」
時間不等人,該果斷的時候就該果斷,學會拖延猶豫真是一項惡習,
就算是謀定而後動,也不應該考慮得太久,否則不只失去先機,事情真的會走向不可收拾的地步~
時間小偷 - 盜走你時間的元兇
拖拖拉拉毫無效率的會議、聊天打屁講沒營養話的朋友、自我約束力不足、
因溝通不良導致重複討論的議題、無法開口說「不」因而參與過多的事務等等,
要排除這些竊奪時間的因素,除了從根本上去改變自己的生活態度,
或是改變對工作事務的觀念看法之外,恐怕別無他法。
充分活用時間的15個重點
(1)將「日常例行公事」集中後一口氣完成
(2)重要的工作在「中午之前」處理好
在頭腦的活動處於最佳狀況的時候(起床後3~6小時),去處理最重要的工作。
想一想,午休後總是覺得還意猶未盡(中午吃太飽?),接近傍晚心裡的下班魂又蠢蠢欲動,
看起來早上的時間還真是一個較完整、可以處理重要工作的時候!
(3)所有的工作都要「設定處理期限」
心理學的觀點來說,只要設定了期限,人就能夠朝著那個方向,傾注所有的努力以期在時間內完成。
假使你將工作交給某人時說:「隨時都行,有空時請處理一下!」那很可能始終都無法完成。
但只要設定了一個「某月某日某時之前要完成」的明確期限,他便會將此視為一個義務,
並且對何時必須要完成的期限有所掛心。
(4)從較困難的工作開始處理
(5)簡單的工作可以擺到後頭再處理
(6)總檢點「時間的障礙物」
(7)創意點子最好是固定記錄在同一個地方
藉由身邊的智慧型手機,可以方便的製作簡單小筆記,同步到網路上之後還不用重打一遍,
直接複製就可以進行整理,非常方便!!
(8)工作一定要處理到
「剛好可停手的段落」
Coding的時候也是一樣,如果常常會被別的事情打斷,最好還是養成能將目前進行程式告一段落的習慣,
而最好的方法就是先List需完成功能,編寫過程逐步將待完成功能完成後移至已完成功能,
較不會因為時間被切割,有疏漏而造成程式bug!
中斷的時間不需要久,通常三天以上,要再回來就定位繼續寫下去,就需要一定時間回復記憶囉~
(9)要經常設定出「休憩時間」
有點像每隔一段時間便犒賞自己一下,讓自己這條彈簧得以恢復彈性而不至於彈性疲乏,
而越接近休憩時間也會讓自己越爆發"至少在休憩時間前完成某某工作"的動力,有點像縮小版的"處理期限"!
(10)能夠委任他人處理之事,便交由他人負責
(11)無意義的閒聊要斷然說「NO」
(12)「今日事今日畢」
(13)不要太過吹毛求疵的要求完美
有一種人(指)是,不管做任何事情,若不全部完成就會耿耿於懷的神經質的人。
這種人即使是看書,如果不從頭到尾做完的話,大概就無法平心靜氣。
(呵呵~逐漸改進中,最近看一本跟猶太人學致富,看不到一半再翻翻後面,直接判定Out...拿去還 XD
大概是體認到人生苦短吧!? 不過追求完美的血液還是沒那麼容易沖淡的~ 除非跟現實妥協啦~ orz)
(14)把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」
提醒大家不要好高騖遠,列了一堆想做的事在同一天(應該列在週計畫甚至月計畫的量),
到下班想當然而發現做不完,再來鬱悶不已!
應該在評估過當天時間與行程後,列出適當的工作目標並付諸實行,
不但容易達陣,成就感(完成感)也會在不知不覺中生出來,帶著滿足的心情下班。
(15)即使延遲動手的時間也必須要做之事