yyjjee的心情展示盒

 
很棒的一本時間管理工具書，以淺顯的內容點出許多人不知、或是明知卻不為的要領，
肯下決心依照書中的方法改變自己，一定會感受到改變後的好處!!

前面兩部的重點我將其歸納為:
設定、確定目標 -> 開始計畫、準備備案(備份計畫)，實行，追蹤
簡而言之，就是從最近在Run的專案學到的: PDCA (Plan-Do-Check-Act)

目標與願望其實是完全不相同的事情
目標: 具備期限、具體性、寫下來
願望就好比沒有計畫的目標，想想生日時許的願望，多半只是希望它達成，
至此為止，沒有想過後面(如何達成、有沒有可能達成、該做的努力)的事情

有了目標，也該有計畫來幫助我們達成目標
計畫->短期詳細、長期概略(因有不確定性)
以日、週、月、年等週期區分計畫長短，並必須符合下列三條件:
(1)整體展望
個人覺得最重要的一點，做到這點才能夠免於見樹不見林的窘境，
要能掌控自己所處的立場、責任的範圍、應做之事、工作的全面狀況等等，
否則充其量也不過是個瞎忙大王(聽聽周圍有沒有人一直在大呼小叫說自己快忙死了? 沒錯!就是他了)而已。
(2)優先順序
達到此點不難，難的是"照辦"!
最優先需要做的事情通常也不會太容易達成，而人的天性就是挑軟柿子吃，太硬的工作先略過，
先去完成那些可以輕鬆完成的事，導致重要的工作沒做完，且越積越多，造成惡性循環!
(將隔天需要處理的六件事情依優先順序寫下來，並依序執行，工作效率將能獲得有效的提升)
(3)記憶備忘
記下來才不會忘記，也才好分配處理順序，分清經重緩急。

鯨千分法 - 達到大目標的管理時間精隨
換成中國的成語也就是蠶食鯨吞啦~
把大型的目標切割成幾個小部分來進行，每天吃一點每天吃一點，終能積沙成塔、集腋成裘!
(而如果總是改天再說，時間的流逝是很快的，最後沒時間了就會發現自己無法一蹴可及，終於導致失敗放棄!)
一下子、一天兩天無法完成的目標，就可以運用此法(重點是要開始並持之以恆)，有點強迫式的來完成!
不過日本人還真愛吃鯨魚啊~ 連例子都要用吃鯨魚來舉，還要吃個精光勒~ XD

好好利用清晨與週末的時間
針對這點我實在有很大的檢討與進步空間! 簡單的說就是常做因小失大的蠢事!!
熬夜導致需要更多睡眠還補不回來；周末假日睡到下午(已穩定改進中，汗￣▽￣||| )；
寧願早點睡，利用清晨清醒的頭腦增加做事效率，也不要熬夜用昏昏沉沉的腦袋迷迷糊糊的瞎幹；
一年有52週，週六、日加起來少說也有一百天以上，這麼大量的時間不好好運用真可謂是暴殄天物!!!

Frank Bettger: 「當你還在猶豫不決之時，恐怕事情已經變得不可收拾了。」
時間不等人，該果斷的時候就該果斷，學會拖延猶豫真是一項惡習，
就算是謀定而後動，也不應該考慮得太久，否則不只失去先機，事情真的會走向不可收拾的地步~ 

時間小偷 - 盜走你時間的元兇
拖拖拉拉毫無效率的會議、聊天打屁講沒營養話的朋友、自我約束力不足、
因溝通不良導致重複討論的議題、無法開口說「不」因而參與過多的事務等等，
要排除這些竊奪時間的因素，除了從根本上去改變自己的生活態度，
或是改變對工作事務的觀念看法之外，恐怕別無他法。

充分活用時間的15個重點
(1)將「日常例行公事」集中後一口氣完成
(2)重要的工作在「中午之前」處理好
在頭腦的活動處於最佳狀況的時候(起床後3~6小時)，去處理最重要的工作。
想一想，午休後總是覺得還意猶未盡(中午吃太飽?)，接近傍晚心裡的下班魂又蠢蠢欲動，
看起來早上的時間還真是一個較完整、可以處理重要工作的時候!
(3)所有的工作都要「設定處理期限」
心理學的觀點來說，只要設定了期限，人就能夠朝著那個方向，傾注所有的努力以期在時間內完成。
假使你將工作交給某人時說:「隨時都行，有空時請處理一下!」那很可能始終都無法完成。
但只要設定了一個「某月某日某時之前要完成」的明確期限，他便會將此視為一個義務，
並且對何時必須要完成的期限有所掛心。
(4)從較困難的工作開始處理
(5)簡單的工作可以擺到後頭再處理
(6)總檢點「時間的障礙物」
(7)創意點子最好是固定記錄在同一個地方
藉由身邊的智慧型手機，可以方便的製作簡單小筆記，同步到網路上之後還不用重打一遍，
直接複製就可以進行整理，非常方便!!
(8)工作一定要處理到「剛好可停手的段落」
Coding的時候也是一樣，如果常常會被別的事情打斷，最好還是養成能將目前進行程式告一段落的習慣，
而最好的方法就是先List需完成功能，編寫過程逐步將待完成功能完成後移至已完成功能，
較不會因為時間被切割，有疏漏而造成程式bug!
中斷的時間不需要久，通常三天以上，要再回來就定位繼續寫下去，就需要一定時間回復記憶囉~
(9)要經常設定出「休憩時間」
有點像每隔一段時間便犒賞自己一下，讓自己這條彈簧得以恢復彈性而不至於彈性疲乏，
而越接近休憩時間也會讓自己越爆發"至少在休憩時間前完成某某工作"的動力，有點像縮小版的"處理期限"!
(10)能夠委任他人處理之事，便交由他人負責
(11)無意義的閒聊要斷然說「NO」
(12)「今日事今日畢」
(13)不要太過吹毛求疵的要求完美
有一種人(指)是，不管做任何事情，若不全部完成就會耿耿於懷的神經質的人。
這種人即使是看書，如果不從頭到尾做完的話，大概就無法平心靜氣。
(呵呵~逐漸改進中，最近看一本跟猶太人學致富，看不到一半再翻翻後面，直接判定Out...拿去還 XD
 大概是體認到人生苦短吧!? 不過追求完美的血液還是沒那麼容易沖淡的~ 除非跟現實妥協啦~ orz)
(14)把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」
提醒大家不要好高騖遠，列了一堆想做的事在同一天(應該列在週計畫甚至月計畫的量)，
到下班想當然而發現做不完，再來鬱悶不已!
應該在評估過當天時間與行程後，列出適當的工作目標並付諸實行，
不但容易達陣，成就感(完成感)也會在不知不覺中生出來，帶著滿足的心情下班。
(15)即使延遲動手的時間也必須要做之事

提昇電子郵件的效率
如果你有看過我在政府部門的日子這部電影，應該對電影中大家用電子郵件互相射來射去的橋段印象深刻!
那真的演出了很多上班族的心聲啊~實在令人感同身受! (相信很多人每天都在哀怨自己被Email海淹沒了吧)
而本書提到有關提升電子郵件效率的部分，著重在借重電子郵件軟體的功能，
幫助我們達到減少重功，自動分類而能夠獲得節省處理時間的效益!
當新郵件來時，先大略瀏覽一下，把需要再確認、需要回覆的信件標記，並移動到歸類的信件資料夾中，
如此可避免之後要處理的時候要再重新確認、重新尋找的重功，並保持收件夾的整潔，不會顯得雜亂無章!
另外就是設定郵件規則，讓部分信件抵達的時候就自動歸類，省掉每次還要移動的時間(尤其是無用的廣告信件)!

提升時間的密度之七個技術
(1)積極實施「一心多用主義」
後面的章節也有提到，僅限於熟到不行閉著眼睛也能處理的事件或工作才適用，
不過也不是時時刻刻都要想著同一時間要處理一堆事，不然可能會先被自己壓得喘不過氣來吧!
(2)特意將工作期限設定得較短
回憶一下以往在最後期限之前，趕作業、趕報告、升投影片，燃燒小宇宙的情景，
大家應該都不陌生，幾乎每次在deadline前，我們都完成了任務不是嗎?
而此點就是要我們留意自己拖拉的習性，把完成期限提早，督促自己早點完成，也不用每次都有很大的時間壓力!
(3)以「時間鎖(Time lock)」管理黃金時間
找段時間完全隔絕與外部的所有聯繫，把這段時間設定成只是你自己的、任何人都無法來打擾的時間。
有點像和自己開會的時間，這個會議只有自己一人參加，進行自我反省和制訂計畫，
不過要留意自身工作跟他人有關者，這個時間的挑選也要注意不要影響到他人工作進行才好!
(4)將「馬上辦主義」習慣化
時間管理最大的敵人就是「改天再做」這個毛病!一但拖延的話，不但是未來要多花兩、三倍的精力時間，
重點是，俗話說人是善變的動物，見異思遷是常有之事，改天又改天，永遠沒有達成的一天!
當然馬上辦也是要看工作的大小和重要性，如果是日常的小工作臨時發生，將其集中找個時間一次處理也是OK的!
如果因為此類小事要馬上辦而打斷原有工作行程，也有可能在時間上會得不償失!
(5)以「電話計畫」來預防漏失
(6)利用「三個基準」將工作分類
完全可以委任他人，並無須回報的工作。
必須要事後報告的工作。
只需事前認可，事後無須回報的工作。
這邊是說到可以委由他人全權處理的事，自己就不要涉入太多，以免自己成為整件工作完成的瓶頸!
當然，沒有下屬的人，就聽命行事吧~ XD
(7)用「最初的四分鐘」設計一天的流程
要再最初的四分鐘內決定好處理事情行進的方向。
難怪看日本影片，早上通常都能看到劇中人物很有元氣的說早安，類似推銷員那種的熱情來催眠自己~
不過若真是下班已經累到極點、今天又工作不順、被老闆臭罵一頓、天氣很糟、熱得半死，
回家後卻想著，接下來的夜晚要非常快樂的去度過，不是有點精神分裂嗎? XD
這時候應該是去居酒屋小酌兩三杯才對吧~ 黃湯下肚再回家呼呼大睡，也許比強迫自己的思想快樂要來的有用!


後面兩部偏向提升工作效率，並引用成功推銷員的說法介紹引領人生邁向成功之途的方法項目

先憂後樂 - 越耗時費力的工作越要提早處理
人不工作的話容易疲倦，容易開始出現情緒不穩、緊張失措的現象，
因為會一直處在這個不做不行、那個得趕快進行的焦慮情緒之中。
有趣的是，某公司竟然有人上班完全不知道要做什麼，只知道時間到了要下班，還可以上FB抱怨有多無聊、
早上多不想起床上班(因為沒事做只能啃米)、剩幾小時就可以下班、還沒事到吆喝團購買東西.....
真可謂是最幸福之企業是也.....

矛盾
乾淨的廁所比較好，但是卻不想掃廁所；
想要有好成績，但是卻討厭念書；
想要有很多很多的錢，但可以的話卻不想工作只想玩。
重點並不在於理論，而是在於實踐!
行動才是成功最重要的步驟，否則一切只會淪為空想空談!!

把一日想像成一生
這樣想的話也許就不會把時間浪費在許多無謂的事情上面，更能珍惜每一分一秒，
但會不會越晚越不想結束(就像每個人不想逝去一般)，導致影響"下輩子"(明天)的生活呢?!

不是「不行」而是「不做」
原來一直認為自己不行、自己做不到，反而真的會沒辦法做到!
至今為止的你，就是因為老是認為自己就是如此，所以才會變成現在這副模樣。
因此，為了要改變你自己，就必須先改變你對自己的想法。

「三個禮拜養成習慣」是達成目標的關鍵
 人只要三個禮拜(也就是約21天)能夠持續做同一件事的話，慢慢的就會變成自己的一種性格，
並且也會成為一種習慣。(如果中間中斷的話就要從頭計算21天) 
當然，壞習慣也是一樣，而且通常比較容易養成~ orz
第一次聽到這個理論是師大入學新生體檢後，體重偏輕被保健室的營養師阿姨關心，
她除了分析一些營養素的食物來源之外，就是要我持之以恆的執行增肥計畫，
然後就說了只要可以持續21天的話，應該就可以順利變胖了~